Vanuit de bestuurskamer: verslag ALV 2024
Op vrijdag 4 oktober vond de Algemene Ledenvergadering 2024 plaats in ons clubgebouw. De vergadering werd, buiten de aanwezige bestuursleden, bijgewoond door 28 leden. Aan de hand van de agenda zullen wij onderstaand het belangrijkste dat besproken en besloten is in het kort weergeven.
1. Opening door de voorzitter.
De voorzitter opent de vergadering om 20.00 uur en heet iedereen welkom. Er zijn geen aanvullingen op de agenda en geen mededelingen.
2. Vaststellen van de notulen van de algemene ledenvergadering van 6 oktober 2023.
De notulen hebben vanaf 19 september 2024 ter inzage gelegen op het secretariaat en worden zonder op- of aanmerkingen vastgesteld.
3. Jaarverslag bestuur seizoen 2023-2024.
Het jaarverslag heeft ook vanaf 19 september 2024 ter inzage gelegen en wordt zonder op- of aanmerkingen vastgesteld.
4. Financieel verslag van het afgelopen seizoen door de penningmeester betreffende de vereniging en het clubgebouw.
De financiële stukken kon men op 3 september 2024 inzien. De penningmeester was hierbij aanwezig om vragen te beantwoorden.
De opbrengst van de kantine was hoger dan begroot evenals de sponsorinkomsten. Hier staan ook hogere kosten tegenover. De contributie is hoger uitgevallen, omdat we minder afmeldingen hadden dan verwacht. Enkele kostenposten vallen ook iets hoger uit. Al met al hebben we een mooi financieel jaar gehad met een positief resultaat. Het bestuur vraagt en krijgt decharge voor het gevoerde organisatorisch en financieel beleid in het seizoen 2023-2024.
5. Vaststellen begroting 2024-2025.
De begroting was ook in te zien op 3 september 2024.
Bij de begroting voor 2024-2025 hebben we rekening gehouden met een iets lagere omzet in de kantine, maar wel een forse toename bij sponsoring. Ook de kosten voor het voetbal op zich nemen flink toe hetgeen vooral een investering is voor het invullen van de uitvoering van de nieuwe structuur bij de jeugd en het uitvoeren van het jeugdplan (zie agendapunt 8). De begroting voor het seizoen 2024-2025 wordt door de leden vastgesteld.
6. Verslag van de kascontrolecommissie.
De kascontrolecommissie, bestaande uit Frank van Dooren, Frank Schapendonk en Christian Buiks, heeft de boeken gecontroleerd. Voor het verslag van deze controle geeft de voorzitter het woord aan de heer Frank van Dooren. De administratie ziet er goed uit, maar is wel helemaal digitaal. De controlecommissie geeft in haar verslag aan dat alles op orde was en vraagt het bestuur decharge te verlenen voor het gevoerde financiële beleid.
De kascontrolecommissie wordt voor het seizoen 2024-2025 gevormd door Frank van Dooren, Frank Schapendonk en Christian Buiks. Ad van Korven blijft reserve.
Nu volgen de jaarverslagen van de volgende commissies in de vorm van een filmpje: de Scheidsrechtercommissie, de Activiteitencommissie en de Sponsorcommissie.
De Scheidsrechtercommissie heeft vooral te maken met veel verloop. Ondanks dat zijn er heel veel wedstrijden door onze verenigingsscheidsrechters geleid en dat is niet onopgemerkt gebleven bij de KNVB. Door een bijdrage van twee sponsoren zijn de scheidsrechters allemaal netjes aangekleed. Er lopen acties om vooral bij de jeugd nieuwe scheidsrechters te werven. De Activiteitencommissie toont met foto's in een power point presentatie alle activiteiten van het afgelopen seizoen. Dat waren er zoals gebruikelijk heel veel. De Sponsorcommissie heeft het pakket Sponsit in gebruik genomen voor de administratie en facturering. We hebben meer dan 200 sponsoren waarvoor reclameborden en -doeken zijn opgehangen. Bij de 1e thuiswedstrijd van heren-1 hebben we onze sponsordag gehouden en voor het bedrijfsuitstapje zijn we bij Reijrink geweest. Beide activiteiten werden goed bezocht en hoog gewaardeerd. Een verzoek aan iedereen om alle kleding, zoals inloopshirts, broeken, sokken etc., te allen tijde via de sponsorcommissie te laten lopen om wildgroei te voorkomen.
7. Lange termijnbeleid en nieuwe ontwikkelingen Beerse Boys.
Missie/visie 2020-2025. We zitten alweer in het 5e en laatste jaar van de missie/visie. Dit seizoen zullen we starten met de opzet voor de periode 2025-2030. Daarbij zullen ook leden betrokken worden. Tom staat stil bij enkele punten uit de huidige missie/visie. Hij noemt daarbij onze samenwerking met de BSO, het verduurzamen van ons sportpark met LED verlichting en jeugdopleiding.
Ontwikkelingen van het sportpark. Hierbij praat men vooral over de "nieuwe" kantine. Maar het gaat niet alleen over de kantine, maar over de gehele accommodatie. In de afgelopen jaren is er een werkgroep (club van 10) opgericht om te kijken hoe we dit aanpakken. Ze hebben een opzet gemaakt van het aantal benodigde vierkante meters, de oppervlaktewens. Ze hebben 2 architecten uitgenodigd om een eerste opzet te maken. M2M en Bouwkunst hebben besloten om hierin samen te werken. Zij hebben meerdere plannen opgesteld waaruit de werkgroep een keuze heeft gemaakt. Vertegenwoordigers van het bestuur (Tom en Jan) en van de architecten (Rik) zijn bij de gemeente geweest om de plannen toe te lichten. Daarbij is gekeken naar de huidige locatie van de kantine en de parkeerplaats. Op deze locatie komt zo mogelijk een nieuwe accommodatie voor Beerse Boys bestaande uit kleedlokalen, bestuurs-/vergaderkamer, kantine, opbergruimte etc. Verder is er een panna-veld ingetekend en sport gerelateerde opzet (Urban-sport) voor de gehele gemeenschap. Hier komen geen lichtmasten i.v.m. te veel overlast voor de buurt. Dit gesprek krijgt een vervolg met de wethouder op 14 oktober. Dan wordt misschien zichtbaar wat er kan en ook financieel haalbaar is. Beerse Boys kan deze plannen nooit alleen uitvoeren. Het zal te allen tijde in samenwerking met de gemeente zijn. Over een mogelijk tijdspad is weinig concreets te zeggen.
Waar komt de definitieve parkeerplaats voor de fietsers? Hoe komen de kinderen uit Oostelbeers veilig naar de school en het sportpark? Hier zal nog onderzoek naar worden gedaan. Omdat we onze trainingshoek aan de Hertog Janstraat kwijt raken willen we het huidige veld 3 (oude trainingsveld) gaan voorzien van LED verlichting en een betere drainage toepassen zodat er intensiever gebruik van kan worden gemaakt. De trainingshoek zijn we eerder kwijt dan dat dit veld gereed is omdat de bouw van de school in het eerste kwartaal van 2025 zal starten en de trainingshoek gebruikt wordt voor opslag en parkeerplaats.
8. Het voetbalgebeuren bij Beerse Boys.
Mark Timmermans geeft aan de hand van een power point presentatie aan waar we op dit moment staan met de invulling van de nieuwe organisatie bij de jeugd. Met de aanstelling van een Technisch Coördinator Jeugdopleiding willen we de diverse doelstellingen gaan bereiken. Daarbij speelt elk jeugdlid met veel plezier op het niveau dat maximaal haalbaar is. Dat alles beter wordt is zeker en hieruit dienen ook de toekomstige spelers/speelsters voor de hogere teams te komen. Er staat uiteindelijk ook een betere organisatie met meer duidelijkheid omtrent taken, voorbereiding trainingen etc.
Een filmpje waar ene Johan wordt geïnterviewd geeft nog eens duidelijk aan waar het bij de jeugd in eerste instantie om gaat. Met plezier voetballen. Dit betreft het technisch gedeelte. Anderzijds hebben we te maken met het organisatorisch gedeelte. Ook dat draait met de nieuwe invulling als een tierelier.
Hier volgen de filmpjes van de Technische Commissie, Sportparkbeheer en PR/Communicatie.
De TC is vooral met de invulling van de nieuwe structuur bij de jeugd bezig geweest en uiteraard met alle nieuwe contracten. Sportparkbeheer heeft gezorgd voor extra opslag plaatsen voor doelen. Er zijn enkele nieuwe dug-outs geplaatst. En we zijn als pilot gestart met OSMO, gedeeltelijke privatisering. We hebben o.a. een robot maaier en extra handjes vanuit de WSD, die ons ondersteunen bij het onderhoud van de velden. PR/Communicatie heeft veel werk verricht voor de nieuwe opzet van de website. Ook is het mailsysteem helemaal vernieuwd. De 1e nieuwsbrief heeft het levenslicht gezien en gaat meerdere keren per jaar verschijnen. Er is ook een mooie achterwand met de logo's van sponsoren gemaakt die als achtergrond gaat dienen bij het maken van foto's.
9. Bestuursverkiezing.
Erwin van de Schoot is aftredend maar stelt zich herkiesbaar. De ALV gaat hiermee akkoord. Jet van de Loo en Martin Kroos zijn aftredend en zijn niet herkiesbaar. Zie agendapunt 11. Voor invulling van de vacature ontstaan door het vertrek van Jet heeft Lexi van den Broek zich verkiesbaar gesteld. Voor de vacature door het vertrek van Martin, zijnde de secretaris, heeft Brechtje Poelman zich verkiesbaar gesteld. De ALV gaat akkoord met de benoemingen van Lexi als bestuurslid en Brechtje als nieuwe secretaris.
Voor de al langer bestaande vacature binnen het bestuur heeft Roland de Jong zich al maanden geleden aangemeld. Ook met zijn benoeming gaat de ALV akkoord.
Tom reikt aan Brechtje en Roland de nieuwe kleding uit die het bestuur vanaf dit seizoen zal dragen. Lexi kon helaas niet aanwezig zijn.
10. Rondvraag.
Ad van Heerbeek vraagt of er camera's geplaatst kunnen worden op het sportpark. Dit ter voorkoming van vandalisme, diefstal en ontmoediging van verhandelen van drugs. Het bestuur zal hier naar kijken, rekening houdend met de wet op de privacy. Daarnaast is niet het gehele sportpark van Beerse Boys, dus zal een en ander in overleg moeten gebeuren. Van het kleine gebouwtje bij de Hertog Janstraat (oude kleedlokaal) is het dak lek. Daar staan spullen van de AC. Moeten we daar actie op ondernemen? Het bestuur zal kijken wat ze kunnen betekenen.
Toon van Kollenburg bedankt de Sponsorcommissie voor de uitnodiging van de klusploeg bij de sponsorendag. Toon vraagt tevens of het starten van OSMO ook voor Beerse Boys iets opbrengt. Jazeker, de onderhoudskosten gaan omlaag.
Niels van Heerbeek geeft aan dat er behoefte is aan eigen opslagruimte. Nu verhuren we het kassa hokje aan PostNL terwijl we dat goed zelf kunnen gebruiken. De verhuur brengt wel € 1.600 per jaar op. Wat betreft de veiligheid is de afspraak dat lossen op zaterdag op de parkeerplaats moet gebeuren. Zo niet dan een signaal afgeven, dan gaan we bellen.
11. Afscheid van Jet en Martin.
Jet wordt bedankt en Tom vindt het nog altijd stoer als dames zich beschikbaar stellen als bestuurslid. Het past wel bij Beerse Boys met een grote dames-/meiden afdeling. Slechts twee jaar was Jet lid, maar ze heeft zich in die korte periode zeker laten zien en diverse zaken opgepakt, vooral bij de Vrijwilligerscommissie. Dankjewel Jet.
Martin was 20 jaar bestuurslid, waarvan 5 jaar secretaris. Loes ontvangt voor die 20 jaar die ze Martin hebben mogen lenen een mooie bos bloemen. Hij was betrokken bij vele commissies in de loop der jaren. Martin wordt benoemd tot Lid van Verdienste. Brechtje als nieuwe secretaris krijgt de eer om de speld op te spelden. Martin bedankt zijn vrouw Loes, bedankt de ALV, omdat ze hem al die jaren hebben laten zitten en dankt alle bestuursleden met wie hij heeft mogen samenwerken. Hij geeft ook aan dat er veel positieve ontwikkelingen zijn geweest. Het verviervoudigen van de sponsorinkomsten in die periode is geweldig, maar het opzetten van de Materialencommissie met Niels van Heerbeek in de laatste 5 jaar was zeker zo mooi als we nu kijken hoe dat loopt. Trots op zijn club vraagt hij Tom snel af te sluiten en op zijn benoeming een biertje te drinken.
12. Sluiting.
Tom sluit de vergadering om 22.45 uur onder dankzegging aan de leden. Iedereen wordt uitgenodigd voor een drankje bij gelegenheid van het afscheid van Jet en Martin en de benoeming van Martin tot Lid van Verdienste.